Как организовать и провести семинар правильно: пошаговая инструкция

Согласно сведениям из Википедии, название семинар в переводе с латинского означает теплица, рассадник. Каждый выступающий помогает расти в профессиональном плане всем остальным участникам обучения.
Семинар — это обмен информацией и ее анализ, то есть на семинаре не бывает одного ключевого спикера, как на лекции. Общая тема, список выступающих и вопросы, которые они будут освещать, заранее рассылаются участникам. Это важно для развития дискуссии, которая поможет найти верное решение поставленной проблемы.

До того, как организовать семинар, определяется его цель. Для начала выявляется какая-либо проблема, которую требуется обсудить и найти решение. Постановка цели зависит от того, кто является инициатором проведения семинара.
Виды семинаров и их цели:

Семинары в учебных заведениях. Проводятся преподавателями для студентов.
Цель: закрепление и углубленное изучение пройденного материала. Каждый студент получает вопрос, на который он должен подготовить доклад и выступить с ним на занятии.

Научные семинары. Иногда проводятся в рамках научных конференций. Организаторами чаще всего выступают компании, для которых проводятся научные изыскания.
Цель: поделиться опытом и обсудить научные открытия, решить проблемы в какой-то определенной сфере.

Семинары для решения проблем бизнеса. Инициаторами являются собственники бизнеса.
Цель: повысить квалификацию работников, проинформировать о новом продукте, особенностях его применения и продвижения, обучить пользованию техническими программами. Важно, чтобы сотрудники не просто прослушали лекции на заявленную тему, но и задали вопросы, обсудили способы внедрения инноваций в зависимости от условий работы. Целью также может быть реклама нового продукта, тогда на мероприятие приглашаются представители СМИ и целевой аудитории.

Семинары по саморазвитию. Проводятся центрами личностного роста, школами эзотерики, фитнес-клубами и прочими подобными организациями.
Цель: повышение мотивации к развитию личных и физических качеств слушателей, донесение информации о новых продуктах и услугах, обсуждение со слушателями особенностей их применения в повседневной жизни.

Выбор темы и цель проведения определяется в зависимости от вида семинара. Если это учебные семинары, то тема будет диктоваться учебным планом. Если мероприятие проводит руководство компании — для него главным будет решение производственных проблем.

Перед проведением научных или бизнес-семинаров, а также семинаров по саморазвитию, важно найти ответы на следующие вопросы:

• Кто является целевой аудиторией семинара?
• Какие проблемы для себя решат слушатели?
• Зачем им вообще приходить к вам на семинар?

Отвечая на эти вопросы, вы сможете определиться и с темой, и с целью мероприятия, и со способами привлечения участников.

Обозначив тему и цель сначала, перед тем как провести семинар, организаторы должны все тщательно спланировать.

Можно досконально продумать программу семинара, найти идеального ведущего и топовых спикеров, но, если при этом будет выбрано неудачное помещение, то мероприятие будет провалено.
Критерии, которым отвечает правильно подобранная площадка:

• удобное месторасположение — важно, чтобы участники могли легко добраться до места проведения семинара на любом транспорте;
• наличие парковочных мест для тех, кто приедет на личном автомобиле;
• помещение, в котором будет проводиться семинар, должно быть изолированным, чтобы избежать посторонних во время проведения мероприятия;
• обязательно наличие сцены, экрана, ноутбука, проектора, микрофонов для спикеров, ведущего, и для тех, кто будет задавать вопросы из зала;
• хорошее техническое оснащение — свет, звук;
• площадь помещения соответствует количеству приглашенных с учетом того, что должно остаться 5-10 добавочных мест. В слишком большом помещении внимание аудитории рассеивается, в слишком маленьких теснота не даст сосредоточиться на выступлениях;
• должен быть гардероб, чтобы слушатели не сидели с одеждой на руках, особенно в холодное время года;
• необходимо, чтобы были предусмотрены зоны отдыха и удобства для участников семинара;
• хорошая вентиляция, комфортная температура в любое время года — важные факторы при проведении любого мероприятия;
• площадка для проведения семинара должна предусматривать наличие зоны для кофе-брейка и, при необходимости, места, где люди могут пообедать.

“Центр событий” поможет вам не только в подборе локации для проведения семинара, но и в технических моментах. Также мы предоставляем кейтеринговые услуги. Оставьте заявку и наши специалисты позвонят вам, чтобы обсудить, как и чем мы сможем вам помочь.

В случае, когда семинар проводится в течении нескольких дней, то важно закладывать не только перерывы на кофе-брейк, но и возможность полноценного горячего обеда.

Для обеспечения питания лучше договориться с кейтеринговой компанией, они не только предоставят все необходимое — от продуктов до посуды,— но и позаботятся об уборке помещения, в котором будут проводиться обеды и кофе-брейки.

Организация семинара и ответы на вопрос: “Как правильно проводить семинары?” очень сильно зависят от формата мероприятия. Но, в любом случае, важно понимать, что проведение семинара — дело серьезное, и подходить к нему нужно со всей ответственностью.

Удачных вам мероприятий и плодотворной работы!