Этот параметр будет зависеть от того, сколько гостей и спикеров вы планируете пригласить на мероприятие. Помимо этого учтите, что обязательно нужны будут кураторы-помощники — люди, у которых можно будет спросить, где что находится, какова программа мероприятия и вообще задать любые вопросы по поводу конференции.
Всех этих людей нужно разместить с комфортом, поэтому рассчитывайте вместительность площадки так, чтобы было достаточно мест в зале для гостей и в других местах, где, например, будет проходить кофе-брейк. Продумайте зону отдыха для гостей в перерывах, чтобы людям было удобно общаться, ведь нетворкинг — это одна из причин, по которой приходят на конференции.
В силу специфики мероприятия нужно учитывать такие нюансы как, например, welcome-зона (зона регистрации). Важно, чтобы она была за пределами основного зала, в котором проходят выступления. Дело в том, что некоторые гости и участники могут прийти не к самому началу, а позже, и у них должна быть возможность спокойно зарегистрироваться и пройти к свободным местам. Если зона регистрации будет находиться в самом зале, то опоздавшие или прибывшие ко времени выступления определенного спикера гости будут мешать остальным.
В холодное время года есть еще один обязательный пункт, играющий роль в выборе помещения для мероприятия — наличие гардеробной с гардеробщиком. Развешенная на стульях в зале, где проходит конференция, одежда придает помещению неряшливый вид и, тем самым, снижает статусность мероприятия.