Как организовать и провести пресс-конференцию для СМИ

Любое событие должно завершаться отчетом и анализом прошедшего мероприятия. Потому что именно так можно понять, была ли достигнута изначально поставленная цель. Например, перед тем как провести пресс-конференцию, определяется, какое количество публикаций и в каких именно СМИ вы планируете получить по конкретному инфоповоду. Чем больше статей и других публикаций, тем большее количество людей узнает о вашем событии или другой новости.

Что такое пресс-конференция

Пресс-конференция — это способ донести через журналистов важную для вас информацию до конечного потребителя ваших услуг или товаров. Очень важны при этом спикеры: чем более они известны и интересны публике, тем больше шансов, что журналисты донесут до своих читателей ваши новости. Это может быть что угодно. Например, открытие нового филиала, выпуск очередной версии вашего продукта либо изменение в составе совета директоров. Привлекает журналистов и возможность пообщаться с медийными персонами, к которым сложно найти доступ в обычных условиях — это могут быть первые лица компаний, писатели, другие известные личности.
В начале пресс-конференции спикеры кратко излагают основные тезисы и инфоповод, по которому было создано это мероприятие.
После подразумевается, что приглашенные журналисты будут задавать вопросы, а спикеры — отвечать. Бывает, что журналистов сложно расшевелить: даже если они пришли на пресс-конференцию, вопросы задавать все равно не спешат. Для этого в зале, где проходит событие, важно иметь “своих” людей, которые будут задавать спикеру заранее подготовленные вопросы, тем самым побуждая к этому действию остальных участников.
Самое главное, чтобы тот инфоповод, по которому была собрана пресс-конференция, опубликовали в нужных вам СМИ. Тогда цель мероприятия можно считать достигнутой.

Как подать информационный повод и
каким он должен быть

Информационный повод — это новость, информация о некоем событии, которое должно заинтересовать представителей средств массовой информации. Важно правильно сформулировать инфоповод, по которому вы решили провести пресс-конференцию. Причем заявленная тема, на первый взгляд, может лишь косвенно касаться реального события, о котором хотят поведать миру.

Например, одна из строительных корпораций планировала прорекламировать новый коттеджный поселок. Но такая тема пресс-конференции вряд ли заинтересовала бы журналистов. Поэтому была сформулирована тема, которая касалась проблемы малоэтажного строительства и новым тенденциям в этой сфере. В результате тема-инфоповод для пресс-конференции звучала так: «Девелоперы для эконом-класса: тенденции рынка загородного строительства в Петербурге».
На мероприятие были приглашены представители областной администрации, депутаты, застройщики и кредиторы. Получилась весьма острая дискуссия, которая касалась большого круга людей. На пресс-конференции поднимались вопросы о том, будет ли доступно загородное жилье с городской инфраструктурой среднему классу; как повысить качество жизни городских жителей и сделать для них доступной стоимость загородного коттеджа. Было множество публикаций в СМИ и обсуждений этих вопросов читателями, так как в пример приводился именно тот коттеджный поселок, который планировалось прорекламировать. О нем узнало большое количество людей, среди которых были и потенциальные покупатели. Цель была достигнута.

При формулировании инфоповода важно придерживаться
следующих принципов:

Журналистам должно быть понятно и интересно потратить свое время на посещение вашей пресс-конференции.
Заявленные медийные личности должны обязательно принимать участие в мероприятии. Если вы написали о них в пресс-релизе, то они гарантированно должны быть на пресс-конференции.

Что обязательно нужно сообщить:

Программу мероприятия.
Организатора или инициатора пресс-конференции.
Планируемая дата проведения.
Порядок аккредитации журналистов.
Контактные данные.

Как подготовить пресс-конференцию

Перед тем, как организовать пресс-конференцию, необходимо тщательно продумать, какие действия вам необходимо совершить, чтобы реализовать эту идею. Обратите внимание на то, что чем раньше вы начнете подготовку к пресс-конференции, тем больше шансов, что проведете качественное и интересное мероприятие, о котором будут долго говорить и писать в СМИ. Дайте себе на подготовку хотя бы месяц, чтобы потом не торопиться и в суете не упустить важные моменты.
Предполагаем, что вы уже определились с целью и темой пресс-конференции и начали писать перечень необходимых действий.

Что примерно должно входить в процесс подготовки:

Определение ключевых спикеров. Важно, чтобы спикер подходил вашей компании по своему имиджу и положительно влиял на мнение о компании в дальнейшем.
Поиск места проведения. Место, где проводят пресс-конференцию, должно быть удобно расположено и для тех, кто приезжает на общественном транспорте и для тех, кто будет добираться на собственном авто. Например, если вы планируете пресс-конференцию в СПБ, то обратите внимание на “Белый лофт”.
Дата и время проведения. Проследите, чтобы дата вашей пресс-конференции не совпала с другим, более значимым событием, которое перетянет на себя внимание прессы. Также надо учитывать, что лучшие дни недели для проведения мероприятия — это середина недели: вторник, среда, четверг. По времени суток — промежуток между 11.00 и 16.00.
Сценарий проведения пресс конференции. У вас должен быть общий сценарий с поминутно расписанными действиями каждого участника. Обязательно включите в него не только выступления спикера, но и время, в которое должны задавать ключевые вопросы ваши “подсадные утки”, а также время, которое отводится на кофе-брейк после мероприятия.
Сценарий для участников. У каждого участника вашего действа должен быть сценарий конкретно для его выступления. У всех. Спикеров, тех, кто задает вопросы, работает со светом, техникой, следит за проектором и т.п.
Необходимые документы. Сведения о теме, о спикерах, о компании. Это могут быть буклеты и другие презентационные материалы. Возможно, стоит подумать о том, чтобы разместить эти данные на облачных хранилищах и разослать участникам ссылки, либо подготовить флешки с информацией в электронном варианте.
Приглашения представителей СМИ. Необходимо сделать рассылку как минимум два раза: до начала события и провести предварительный обзвон журналистов накануне.
Пресс-релиз. Анонс будущего мероприятия, в котором важно донести выгоду инфоповода для потребителя так, чтобы это заинтересовало редакторов и других представителей СМИ.
Пост-релиз. Это важный момент. Пост-релиз рассылается тем журналистам, которые по разным причинам не смогли посетить ваше мероприятие. В документе обязательно должны описываться:

тема пресс-конференции;
перечень докладчиков и тезисы из их выступлений;
ключевые вопросы от журналистов и ответы на них;
контактные данные;
визуальный ряд — фото, видеоматериалы с пресс-конференции.

Основные этапы пресс-конференции

Регистрация аккредитованных журналистов и приглашенных гостей.
Представление организаторов и основных спикеров пресс-конференции.
Вступительное слово ведущего — создает эмоциональный настрой.
Выступления спикеров и других участников.
Вопросы журналистов и ответы на них.
Заключительное выступление ведущего, благодарности участникам и гостям, закрытие.
Кофе-брейк или фуршет, неофициальная часть.

Выбор места проведения пресс-конференции

Как мы писали выше, основной момент при выборе места проведения пресс-конференции — удобство месторасположения площадки для приглашенных.
Но, помимо этого, есть и другие критерии, по которым выбирается пространство для мероприятия:

Достаточно места для выступающих и для приглашенных, а также для видеооператоров и фотографов.
Наличие гардероба и других удобств.
Важно, чтобы выступающие находились либо на сцене, либо на другом возвышении. Так, чтобы их было хорошо видно с любого места помещения.
Техническое оснащение и освещение площадки.
Возможность проведения и организации кофе-брейка или фуршета.

Для проведения пресс-конференций в Санкт Петербурге вы можете обратиться в агентство “Центр событий”. Мы точно знаем, как сделать пресс-конференцию и подготовку к ней правильно и сможем освободить вас от решения многих вопросов, связанных с подготовкой и проведением этого мероприятия.
Также мы поможем вам с локациями для проведения пресс-конференций в Петербурге. У нас есть две собственные площадки, максимально подготовленные для различных мероприятий:

Кейсы

“Центр событий” занимается организацией различных мероприятий. Вот только некоторые кейсы, в которых можно посмотреть, как проводят пресс-конференции известные личности и организации:

встреча с Дмитрием Костыгиным, совладельцем “Юлмарта”, “Улыбка Радуги”, “Дикая орхидея” и других компаний;
встреча с Дмитрием Яловым, Вице-губернатором Ленинградской области, победителем конкурса "Лидеры России";
пресс-конференция “Малый бизнес – в центре событий” ;
пресс-конференция по поводу открытия нового сезона федерального проекта МГЕР «Школа парламентаризма»;
открытая встреча с политиком и одним из лидеров «Партии перемен» Ксенией Собчак.

Заключение

Пресс-конференции иногда называют вымирающим форматом. Но, тем не менее, бывают случаи, когда без них просто не обойтись.

Мы рассказали вам, как организовать пресс-конференцию для СМИ. На какие моменты нужно обратить более пристальное внимание, чтобы новости, которые вы хотите донести до широкой публики, достигли своих читателей.

“Центр событий” всегда рад помочь вам с организацией любого мероприятия. Вам достаточно лишь оставить заявку у нас на сайте.