Меню
центр событий

Как организовать и провести семинар правильно: пошаговая инструкция

Одна из самых удобных форм для обмена информацией и обсуждения различных проблем и вопросов — семинары. Семинары проводятся не только в учебных заведениях, но и в науке, и в бизнес-среде. В этой статье мы с вами поговорим о том, что такое семинар и как лучше его организовать.

Что такое семинар

Согласно сведениям из Википедии, название семинар в переводе с латинского означает теплица, рассадник. Каждый выступающий помогает расти в профессиональном плане всем остальным участникам обучения.
Семинар — это обмен информацией и ее анализ, то есть на семинаре не бывает одного ключевого спикера, как на лекции. Общая тема, список выступающих и вопросы, которые они будут освещать, заранее рассылаются участникам. Это важно для развития дискуссии, которая поможет найти верное решение поставленной проблемы.

Цель семинара

До того, как организовать семинар, определяется его цель. Для начала выявляется какая-либо проблема, которую требуется обсудить и найти решение. Постановка цели зависит от того, кто является инициатором проведения семинара.
Виды семинаров и их цели:

Семинары в учебных заведениях. Проводятся преподавателями для студентов.
Цель: закрепление и углубленное изучение пройденного материала. Каждый студент получает вопрос, на который он должен подготовить доклад и выступить с ним на занятии.

Научные семинары. Иногда проводятся в рамках научных конференций. Организаторами чаще всего выступают компании, для которых проводятся научные изыскания.
Цель: поделиться опытом и обсудить научные открытия, решить проблемы в какой-то определенной сфере.

Семинары для решения проблем бизнеса. Инициаторами являются собственники бизнеса.
Цель: повысить квалификацию работников, проинформировать о новом продукте, особенностях его применения и продвижения, обучить пользованию техническими программами. Важно, чтобы сотрудники не просто прослушали лекции на заявленную тему, но и задали вопросы, обсудили способы внедрения инноваций в зависимости от условий работы. Целью также может быть реклама нового продукта, тогда на мероприятие приглашаются представители СМИ и целевой аудитории.

Семинары по саморазвитию. Проводятся центрами личностного роста, школами эзотерики, фитнес-клубами и прочими подобными организациями.
Цель: повышение мотивации к развитию личных и физических качеств слушателей, донесение информации о новых продуктах и услугах, обсуждение со слушателями особенностей их применения в повседневной жизни.

Планирование семинара

Выбор темы и цель проведения определяется в зависимости от вида семинара. Если это учебные семинары, то тема будет диктоваться учебным планом. Если мероприятие проводит руководство компании — для него главным будет решение производственных проблем.

Перед проведением научных или бизнес-семинаров, а также семинаров по саморазвитию, важно найти ответы на следующие вопросы:
  • Кто является целевой аудиторией семинара?
  • Какие проблемы для себя решат слушатели?
  • Зачем им вообще приходить к вам на семинар?
Отвечая на эти вопросы, вы сможете определиться и с темой, и с целью мероприятия, и со способами привлечения участников.

Обозначив тему и цель сначала, перед тем как провести семинар, организаторы должны все тщательно спланировать.

Предлагаем вашему вниманию примерный план того, как организовать бизнес-семинар или тренинг.

  1. Составить список проблем и вопросов, требующих обсуждения.
  2. Запланировать дату и длительность проведения семинара.
  3. Составить список выступающих и распределить между ними вопросы, которые будут обсуждаться на семинаре.
  4. Расписать программу семинарских занятий, разослать ее выступающим.
  5. Определить количество слушателей.
  6. Выбрать площадку для проведения.
  7. Подобрать персонал для обслуживания участников семинара.
  8. Найти ведущего семинара. Нужно отметить, что именно ведущий должен продумать то, как провести семинар интересно и с пользой для всех участников.
  9. Подготовить техническое оснащение и материалы, необходимые для выступающих.
  10. Составить подробный график проведения мероприятия, учитывая при этом перерывы на кофе-брейк и обед (при необходимости).
  11. Назначить модератора, который будет следить за регламентом.
  12. Договориться с кейтеринговой компанией о предоставлении питания.
  13. Решить вопрос с уборкой помещения после мероприятия.
  14. Провести семинар, подвести итоги и сделать аналитический отчет о результатах, разослать его всем выступавшим.

Как провести семинар — пошаговая инструкция

Мы с вами разобрались с тем, как правильно организовать семинар. Теперь давайте обсудим нюансы самого процесса проведения этого мероприятия.

  1. За неделю до начала обязательно спишитесь со всеми спикерами, еще раз напомните о дате и времени проведения семинара.
  2. Каждый спикер должен прислать свою презентацию, как минимум за 5-7 дней до начала, чтобы была возможность проверить, все ли материалы соответствуют заявленным формату и теме.
  3. За один день до начала нужно провести дежурный обзвон. Это необходимо для того, чтобы успеть внести изменения в программу, если вдруг кто-то из спикеров не сможет принять участие.
  4. Регистрация участников и спикеров должна начинаться за час до объявленного старта мероприятия.
  5. Пока идет регистрация, техники должны проверить все оборудование: звук, свет, ноутбуки, проекторы, микрофоны. Спикерам необходимо сразу же передать флешки со своими презентациями ведущему. Важно проверить, считывает ли ноутбук информацию с флешки. Если нет — запросить, чтобы презентацию прислали на почту техническому специалисту.
  6. Первым начинает ведущий: он произносит вступительное слово, кратко рассказывает о регламенте, отвечает на вопросы слушателей.
  7. В процессе семинара ведущий вместе с модератором следят за тем, чтобы выступления шли по графику, чтобы четко выдерживалось время, отведенное на вопросы. В случае, если спикер опоздал и не успел ко времени своего выступления, ведущий должен либо переставить выступления, либо как-нибудь заполнить образовавшуюся паузу.
  8. В завершение семинара ведущий благодарит слушателей и спикеров, сообщает, как желающие могут получить материалы с мероприятия.

Выбор помещения для тренингов и семинаров

Можно досконально продумать программу семинара, найти идеального ведущего и топовых спикеров, но, если при этом будет выбрано неудачное помещение, то мероприятие будет провалено.
Критерии, которым отвечает правильно подобранная площадка:
  • удобное месторасположение — важно, чтобы участники могли легко добраться до места проведения семинара на любом транспорте;
  • наличие парковочных мест для тех, кто приедет на личном автомобиле;
  • помещение, в котором будет проводиться семинар, должно быть изолированным, чтобы избежать посторонних во время проведения мероприятия;
  • обязательно наличие сцены, экрана, ноутбука, проектора, микрофонов для спикеров, ведущего, и для тех, кто будет задавать вопросы из зала;
  • хорошее техническое оснащение — свет, звук;
  • площадь помещения соответствует количеству приглашенных с учетом того, что должно остаться 5-10 добавочных мест. В слишком большом помещении внимание аудитории рассеивается, в слишком маленьких теснота не даст сосредоточиться на выступлениях;
  • должен быть гардероб, чтобы слушатели не сидели с одеждой на руках, особенно в холодное время года;
  • необходимо, чтобы были предусмотрены зоны отдыха и удобства для участников семинара;
  • хорошая вентиляция, комфортная температура в любое время года — важные факторы при проведении любого мероприятия;
  • площадка для проведения семинара должна предусматривать наличие зоны для кофе-брейка и, при необходимости, места, где люди могут пообедать.
“Центр событий” поможет вам не только в подборе локации для проведения семинара, но и в технических моментах. Также мы предоставляем кейтеринговые услуги. Оставьте заявку и наши специалисты позвонят вам, чтобы обсудить, как и чем мы сможем вам помочь.

Организация питания на тренинге или семинаре

Длительность проведения тренингов или семинаров варьируется: они могут длиться от 2 часов до 2-3 дней. Но, в любом случае, перед тем, как организовать семинар или тренинг, еще на этапе планирования решите вопрос с организацией питания.
Если длительность мероприятия не превышает 3-4 часов, обычно достаточно одного кофе-брейка. Этот перекус дает возможность расслабиться, переключиться с потока информации на общение с другими участниками. Обычно во время кофе-брейка предлагают сладости, так как глюкоза положительно влияет на мозг и помогает лучше воспринимать новые знания.

В случае, когда семинар проводится в течении нескольких дней, то важно закладывать не только перерывы на кофе-брейк, но и возможность полноценного горячего обеда.

Для обеспечения питания лучше договориться с кейтеринговой компанией, они не только предоставят все необходимое — от продуктов до посуды,— но и позаботятся об уборке помещения, в котором будут проводиться обеды и кофе-брейки.

Организация семинара и ответы на вопрос: “Как правильно проводить семинары?” очень сильно зависят от формата мероприятия. Но, в любом случае, важно понимать, что проведение семинара — дело серьезное, и подходить к нему нужно со всей ответственностью.

Удачных вам мероприятий и плодотворной работы!