м. Московские ворота Заставская 31к2

Лофт для вечеринок на юге города

центр событий

Особенности организации корпоративных праздников

Проведение корпоративных мероприятий — задача интересная и увлекательная. В этой статье вы получите не только рекомендации по основным этапам подготовки корпоратива, но и узнаете некоторые нюансы, о которых часто забывают в процессе организации. Даже если вы решите пригласить профессионалов из event-агентства, вам все равно необходимо учесть максимум деталей, чтобы создать событие, которое будут вспоминать с теплом и радостью.

Планирование

Вот пример плана:

Цель, концепция, формат мероприятия;
ответственный за подготовку;
тема;
бюджет;
сценарий;
место проведения корпоратива;
питание;
обязательные детали при подготовке.

Основные рекомендации по организации корпоративов

Поводом для проведения корпоративного мероприятия могут служить различные события:

Новый год, профессиональные праздники, 23 февраля, 8 марта, государственные праздники;
расширение компании — открытие филиала, нового офиса, магазина, ресторана, завода;
юбилей компании;
успешное завершение проекта.

В любом случае, до того, как начать подготовку, необходимо составить план действий по подготовке корпоратива.

Цели корпоративных мероприятий

Для определения целей и основной концепции праздника можно провести брейн-шторминг с коллегами или с опытными сотрудниками, которые работают давно и хорошо понимают такие важные нюансы, как миссия компании. Если для проведения мероприятия будет приглашено event-агентство, то хорошо бы пригласить на брейн-шторминг их представителя.
Примеры целей:

сплочение команды, поддержание командного духа;
создание дружелюбной атмосферы в коллективе;
формирование корпоративной этики;
выстраивание положительного имиджа компании;
могут быть и другие, более узко направленные цели.

По сути, все эти цели направлены на одно — повышение лояльности сотрудников, выработку чувства гордости и сопричастности к миссии компании.
Далее необходимо выработать концепцию события — только для сотрудников или также и для членов их семей, будут ли приглашены партнеры по бизнесу и тп.

Определение формата корпоратива

Формат мероприятия будет зависеть от целей и концепции, выработанных ранее. Какие бывают форматы проведения:

Классический банкет — это когда гости сидят за столом и их обслуживают официанты;
Фуршет — угощение стоит на отдельных специальных столах, гости накладывают себе еду сами. Фуршет может быть с посадкой за столы, может быть без посадки, тогда должны стоять высокие столики, чтобы гости могли поставить на них свои тарелки с едой;
Выезд на природу — неформальная обстановка, активные игры на сплочение коллектива;
Шоу и концерт, конкурсная программа;
Семейный праздник — корпоративные мероприятия, в которых принимают участие сотрудники и их семьи.

После постановки цели, выработки и согласования с руководством общей концепции, формата, утверждения бюджета, необходимо решить — кто будет отвечать за подготовку события.

Ответственные за подготовку

Подготовку можно поручить сотруднику, который знает, как организовать корпоратив, либо договориться с event-агентством. Оба варианта имеют свои плюсы и минусы.

Если поручить всю подготовку своему сотруднику — это почти всегда гарантирует, что он будет учитывать особенности отношений в коллективе, скорее всего хорошо понимает миссию компании и легко сможет придерживаться ее в процессе подготовки, написания сценария и проведения праздника.
В то же время, при малейших недочетах во время праздника, если людям будет скучно и неинтересно, все претензии будут к этому человеку. Причем претензии могут быть как со стороны руководства, так и со стороны коллектива. А это может плохо сказаться на дальнейшей работе сотрудника.

Приглашенное event-агентство более профессионально подойдет к организации и проведению. Но, если это event-агентство еще пока не зарекомендовало себя перед приглашающей организацией как опытный и надежный партнер, то необходимо убедиться, что деньги, оплаченные за работу, будут выплачены не зря.

Как это сделать:

попросить у представителя event-агентства контакты их заказчиков, чтобы позвонить и спросить, какое впечатление осталось после проведенных праздников;
посмотреть сайт компании, есть ли на нем портфолио уже проведенных мероприятий, отзывы. Важно, чтобы портфолио содержало не только фото, но и видео материалы, блог со статьями о нюансах подготовки и проведения мероприятий;
проверить лицензию, если event-агентство предоставляет также питание и транспортную доставку;
изучить прайс-лист компании (если прайс-листа нет — от сотрудничества лучше отказаться);
выяснить, какие ведущие есть в event-агентстве, их опыт работы и портфолио.

В любом случае — будет заниматься организацией мероприятия сотрудник компании или event-агентство, с ответственным за подготовку и проведение необходимо заключить договор. В документе важно подробно указать все нюансы и детали предстоящего мероприятия, четко определить сферы ответственности, бюджет, условия сотрудничества, как быть в случае форс-мажорных обстоятельств.

Важный момент!

В идеале со всеми подрядчиками (event-агентство, фото и видеограф, аренда помещения, кейтеринг, артисты, ведущий) нужно заключать договоры. Это позволит сохранить нервы, финансы и повысит степень ответственности со стороны исполнителей.

После того, как определена основная концепция и цель праздника, нужно выбрать тему.

Тема мероприятия

Тематические корпоративы интересны определенной сюжетной линией, идеей, под которую можно сделать оформление помещения, дресс-код мероприятия, даже меню.
Варианты тем для проведения корпоратива:

В стиле “ретро”;
Космический корпоратив;
По книге или фильму;
В стиле “кан-кан”;
Голливудский, вручение “Оскара”;
Стиляжный корпоратив;
Гавайский стиль.

Можно придумать различные темы, главное — не повторяться из праздника в праздник. Каждое мероприятие должно отличаться какими либо “фишками” — особенностями встречи гостей, подарками, деталями оформления.
Выбрали тему? Определите примерный бюджет мероприятия, заодно посмотрите, на чем можно сэкономить.

Бюджет

Определяем, на что понадобятся финансы и распределяем бюджет (приблизительно):

работа event-агентства — 15-20%;
аренда помещения — 10-15%;
угощение (кейтеринг) — 30-40%;
развлекательная программа — 20%;
безопасность, транспорт — 5%;
техническое оснащение, декорации —10-15%;
подарки — 5-10%.

Для вашей компании могут быть и другие статьи расходов, постарайтесь учесть их обязательно. Более точно с расходами можно будет определиться после написания сценария.

Сценарий

Прежде чем писать сценарий, необходимо продумать основные блоки мероприятия — что должно обязательно входить, от чего можно отказаться.

Например:

официальная часть, выступление руководства, награждение;
банкет, концертные номера, интеллектуальные конкурсы, конкурсы на эмоциональный разогрев гостей;
танцы, физически активные конкурсы;
более спокойные элементы программы.

Очень важно при написании сценария, его текстовой части, учитывать основную цель и концепцию мероприятия. Удобно будет, если примерно рассчитать тайминг корпоратива. Понятно, что, скорее всего, в него не уложиться, но так хотя бы можно примерно рассчитать, что за чем идет, каких артистов вызывать, какую музыку включать, какие технические моменты учесть. Вот примерное распределение времени мероприятия:

Встреча гостей, рассадка для официальной части — 1 час;
Официальная часть — 40 мин;
Награждения, выступление артистов, работа ведущего, конкурсы, тосты — 1 час;
Капустники, шоу, еда, выступление звезды — 1 час;
Танцевальная пауза — 20 мин;
Выступление артистов, конкурсы, еда — 30 мин;
Завершающий блок — дискотека.

В сценарии обязательно нужно учитывать особенности помещения, где будет проходить мероприятие.

Место проведения корпоратива

Классическим вариантом помещения для организации корпоративов считается арендованное кафе или ресторан.

Можно выехать на природу, правда, этот вариант предполагает увеличение статьи расходов на транспорт и безопасность.

Но, сейчас можно найти более интересные варианты. Например можно снять лофт в аренду для проведения корпоратива.

Лофт — это помещение, переоборудованное из цехов заводов, заброшенных ангаров или складов. Просторное, с высокими потолками, с простым оформлением и огромными окнами помещение можно зонировать, преображать по своему желанию.

Корпоратив в лофте может проводиться в любом формате и тематике. Лофт подходит для проведения самых разных мероприятий — от детского дня рождения до серьезной конференции или корпоративного праздника.

Обычно в этих помещениях предусмотрено музыкальное и световое оборудование, помещения для артистов, службы кейтеринга.

Питание во время корпоратива

Когда корпоративы проходят в кафе или ресторане, то вопрос с питанием сотрудников решает арендованное предприятие. Но, если проводить событие на природе или в арендованном лофте, лучше обратиться в кейтеринговую компанию.

Нельзя экономить на еде — вы должны быть уверены в том, что при приготовлении угощения использовались качественные продукты и соблюдались все сэс-нормы. Кейтеринговые компании берут на себя ответственность за приготовление и доставку еды, напитков, посуды, обслуживание на мероприятии.

Помимо развлекательной программы и питания, есть еще некоторые детали, на которые необходимо обратить внимание при подготовке корпоративного мероприятия.

Детали, которые необходимо учесть при подготовке

Лучше всего пригласить профессионального фотографа и видеографа. Конечно, сделать фото может и кто-нибудь из сотрудников, но в таком случае ожидать высокого качества снимков и видеоматериала не приходится. А с профессиональным фотографом можно договориться, чтобы он скинул все фото на корпоративное облачное хранилище (Google drive или Яндекс диск). Тогда любой сотрудник сможет выбрать для себя хорошие фото и видеоматериалы. Продумайте вопрос с транспортом, охраной.

Придумайте небольшие презенты для сотрудников.

После того, как запишете все детали, просчитайте примерный бюджет мероприятия.
Старайтесь проводить корпоратив перед выходным днем, чтобы люди могли отдохнуть после праздника.

Заключение

Корпоративные мероприятия — это важная часть формирования определенных традиций и культуры в организации. С помощью ярких и интересных корпоративных событий можно сплотить коллектив, создать позитивный имидж предприятия для сотрудников, партнеров и клиентов.

Чтобы корпоративы оставляли только приятные воспоминания, подходите к их организации серьезно и начинайте готовиться к ним заблаговременно.