Меню
Как выбрать конференц-зал, основные критерии выбора
Конференции — это встречи людей с целью обмена информацией по определенным вопросам, обсуждения проблем, возникающих в процессе работы и путей решения этих проблем. Обычно на конференциях выступают с докладами, в которых рассказывают о кейсах, новых открытиях, бизнес-идеях, результатах работы и тп. На то, как пройдет конференция и какие результаты получат организаторы, влияют многие факторы. Один из них — правильно выбранное место проведения конференции. Перед тем, как выбрать конференц зал, важно четко определить цели события, время проведения, количество спикеров, гостей и обслуживающего персонала. А затем уже приступать к поиску.

Почему важно выбрать правильную площадку


Далеко не каждый зал подойдет для проведения конференции. Конференц-зал должен быть не только вместительным, но и специально оборудованным для проведения презентаций и выступления спикеров. В нем должно быть достаточно места для участников и гостей события.

Выбор площадки зависит от цели мероприятия. Обычно целью проведения конференции является:

  • создание и подтверждение экспертного образа компании;
  • повышение узнаваемости бренда в определенной профессиональной среде;
  • презентация нового продукта;
  • увеличение продаж;
  • обмен опытом между коллегами из разных регионов.

От цели будет зависеть многое — от концепции, времени и формата проведения, до оформления зала, видов раздаточного материала, способа рассадки гостей.
Время проведения обычно выбирают в зависимости от того, какая аудитория планируется. Если будут спикеры и гости из других городов, то лучше конференцию проводить в выходные и начинать мероприятие не раньше 11.00, чтобы иногородние успели добраться. Если же это локальная конференция, для одного города — начать можно и с 10.00. Причем указанное время — это начало регистрации гостей и спикеров, выступления должны начинаться примерно часом позже.

От того, сколько будет гостей и спикеров зависит, какой зал выбрать. Нужно учитывать, чтобы участникам было комфортно сидеть, чтобы зал проветривался, в нем поддерживалась температура 20°— 22°, было хорошее освещение. Если участникам будет некомфортно, то они просто уйдут и цели конференции не будут достигнуты.
Все эти и многие другие детали повлияют на то, получат ли организаторы нужный им результат.

Как выбрать площадку для конференции

В этой статье мы рассмотрим несколько основных критериев выбора места для проведения конференции: расположение и вместительность выбранной площадки, а также возможность организации питания для участников и наличие необходимого оборудования для самого процесса мероприятия.

Расположение площадки для конференции

Место проведения мероприятия должно быть расположено так, чтобы к нему легко можно было добраться и на личном, и на общественном транспорте, и также легко было уехать.

Если планируется аренда конференц зала в СПБ, то будет актуально наличие парковки для личного автотранспорта, как, например в “Белом лофте” или в “Пространстве у метро Петроградская”.

Нужно учитывать, что от месторасположения площадки будет зависеть и статусность мероприятия. Чем ближе к центру города, тем более важным и значимым будет выглядеть ваше мероприятие в глазах приглашенных.

Вместительность площадки для конференции

Этот параметр будет зависеть от того, сколько гостей и спикеров вы планируете пригласить на мероприятие. Помимо этого учтите, что обязательно нужны будут кураторы-помощники — люди, у которых можно будет спросить, где что находится, какова программа мероприятия и вообще задать любые вопросы по поводу конференции.

Всех этих людей нужно разместить с комфортом, поэтому рассчитывайте вместительность площадки так, чтобы было достаточно мест в зале для гостей и в других местах, где, например, будет проходить кофе-брейк. Продумайте зону отдыха для гостей в перерывах, чтобы людям было удобно общаться, ведь нетворкинг — это одна из причин, по которой приходят на конференции.

В силу специфики мероприятия нужно учитывать такие нюансы как, например, welcome-зона (зона регистрации). Важно, чтобы она была за пределами основного зала, в котором проходят выступления. Дело в том, что некоторые гости и участники могут прийти не к самому началу, а позже, и у них должна быть возможность спокойно зарегистрироваться и пройти к свободным местам. Если зона регистрации будет находиться в самом зале, то опоздавшие или прибывшие ко времени выступления определенного спикера гости будут мешать остальным.

В холодное время года есть еще один обязательный пункт, играющий роль в выборе помещения для мероприятия — наличие гардеробной с гардеробщиком. Развешенная на стульях в зале, где проходит конференция, одежда придает помещению неряшливый вид и, тем самым, снижает статусность мероприятия.

Возможность организации питания

Если вы планируете мероприятие длительностью 3-4 часа, то необходимо сделать перерыв на кофе-брейк. Такие перерывы позволяют гостям немного отвлечься, переключиться. Во время перерыва человек может не только подкрепиться, но и пообщаться с другими участниками, обсудить услышанное на конференции, завести новые знакомства. Ведь на конференции приходят не только для обмена информацией, но и для расширения деловых связей.

В том случае, если конференция будет идти в течение всего рабочего дня, то обязательно подумайте о горячем обеде для своих гостей. Горячий обед может быть организован в виде фуршета или в любом другом формате, главное — чтобы людям не надо было долго стоять в длинных очередях.

Для организации питания можно договориться с ближайшим к месту проведения конференции кафе или обратиться в одну из кейтеринговых компаний. Обязательно согласуйте этот вопрос с арендодателем помещения, в котором будет проходить ваше событие.

Конечно, гораздо удобнее, когда компания, предоставляющая зал в аренду, предоставляет еще и услуги кейтеринга, как например, в “Центре событий”.

В таком случае, возможно, получится даже немного сократить расходы на организацию питания и вашим гостям не нужно будет покидать площадку, чтобы перекусить.
Позаботьтесь также о том, чтобы в помещении стояло несколько кулеров с водой и чистыми стаканами.

Необходимое оборудование

Наличие специального оборудования для конференций — это необходимость. Во время просмотра помещения обязательно выясните, какое оборудование предоставляет арендодатель. Уточните, что из оборудования включено в стоимость аренды конференц-зала, а за что нужно доплачивать отдельно.
Вот примерный перечень необходимого оборудования для проведения конференций:

  • проектор с экраном;
  • микрофоны для спикеров, желательно петлички;
  • кликер;
  • ноутбук;
  • пара-тройка радиомикрофонов для вопросов из зала;
  • звуковое оборудование;
  • колонки;
  • желательны дополнительные зарядные станции для телефонов гостей;
  • Wi-Fi;
  • видеокамера;
  • если конференция проходит за столом — микрофоны для каждого участника.

Обязательно уточните и укажите в договоре аренды, кто именно будет ответственным за корректную работу техники. Это может быть сотрудник от арендодателя либо другой специалист. В любом случае, тщательно проверьте и протестируйте с ним работу техники сначала за несколько дней до даты конференции и, обязательно, утром в день проведения мероприятия.
Выводы
Проведение конференций довольно хлопотно с точки зрения организации, оно требует внимательного отношения к деталям и предварительного планирования.
Помещение, в котором будет проходить конференция — это один из факторов успешного проведения события и, поэтому, к выбору площадки нужно подходить с особой тщательностью.
Выбирая конференц залы в Петербурге, обратите внимание на лофты, например, сеть площадок для мероприятий, которые предоставляет компания “Центр событий”.